個人情報の取り扱い・録音とAIの利用についての同意書
(今ご利用中の方)

同意をお願いする内容

1. 日々の記録の利用支援実施表の記録、タブレット教材の記録、連絡帳の内容を集計し、お子さんの成長を確かめるために使います。
2. 運動の様子の撮影契約から1か月以内と、その後6か月ごとに、拠点で体の動きを短く撮影し、姿勢や体の使い方の変化を確かめます。撮影には当社で使用する電子機器(タブレット・スマートフォン・カメラなど)を使い、動画はその機器の中だけで解析して外部には送りません。保存するのは数値だけです(動画は残りません)。医学的な診断ではありません。
3. タブレット教材での声の利用タブレット教材などで、お子さんの声を当社で使用する電子機器で録音し、声で答える問題、発音・ことばの練習、音読、職員とのやりとりの様子を確かめるために使うことがあります。声はAIで文字や結果にした直後に削除し、保存するのは結果(正解かどうか・読む速さ・ことばの数など)だけです(声は残りません)。
4. 面談・会議の録音と、AIによる記録の下書き担当者会議や6か月ごとのモニタリング面談などを録音し(対面は当社で使用する電子機器、オンラインはGoogleミートの音声)、AIで記録・個別支援計画などの下書きを作ります。録音は約3分ごとに区切って送り、文字にした直後に削除します。AIが作る文章にはお名前を書かず、下書きは必ず職員が確認し、児童発達支援管理責任者が確定します。録音はいつでも止められます。
5. 書類の電子交付(メール・ショートメールでの受け取り)重要事項説明書の変更、個別支援計画書・専門的支援計画書(スマートフォンなどでの内容のご確認とご同意を含みます)、各種お知らせなどの書類を、紙のかわりに、メールまたはショートメールでお送りするURLから、スマートフォンやパソコンでご確認・お受け取りいただきます。紙をご希望の場合は、いつでもお渡しします。
6. 米国の事業者での処理・保存(外国にある第三者への提供)文字起こしと文章づくりはOpenAI社(米国)のAI(事業者向けのAPI。送ったデータはAIの学習に使われません)で行い、記録・計画・タブレット教材の記録(お子さんのお名前を含む)はNetlify社(米国)のサーバーに保存します。本部とご利用の拠点の職員だけが、ログインして見られます。書類のお知らせなどのメールは、Resend社(米国)のメール配信サービスで送ります。各社は、送ったデータをAIの学習に使わない、通信を暗号化するなどの対策をとっています。

大切なこと

• 同意されない項目がある場合は、下の欄に番号をお書きください。この画面に入力せず、ご利用の拠点の職員に口頭・お電話・公式LINE・書面でお伝えいただいてもかまいません(職員が記録します)。その項目は行わずに、これまでどおりご利用いただけます(録音に同意されない場合は、職員が面談中のメモから記録を作ります。1に同意されない場合も、記録は支援(教材の難しさの調整など)に使いますが、正解率などの数字ではお知らせしません。6に同意されない場合は、タブレット教材は使わず紙の教材で支援し、記録や計画は従来通り職員が作成して社内のGoogleドライブに保管します)。同意はいつでも取り消すことができます(職員にお伝えください)。
• 記録は目的以外には使わず、法令に基づく場合を除いて外部に提供しません。HPやSNSに使うことはありません。個別支援計画は、ご同意のうえ相談支援事業所にお渡しします。
• 個別支援計画・支援の記録・モニタリング記録は、支援を提供した日から5年間保管し、その後は適切に廃棄します(児童福祉法にもとづく奈良県の条例(奈良市の拠点は奈良市の条例)による期間)。すでに確定した記録は、同意を取り消したあとも保存期間のあいだは残ります。
• 米国の個人情報保護の制度は、個人情報保護委員会のホームページの「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査(アメリカ)」でご覧いただけます。紙の資料をご希望の方にはお渡しします。
• この同意はご利用中有効で、計画の見直しのたびに内容を確認します。
• お問い合わせ: 0743-62-7557(受付 10:00〜17:00)、またはご利用の拠点の職員まで。